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平顶山学院档案管理办法

发布日期:2016/11/01 09:16:01  浏览次数: 字号:[ ]

 

第一章   总则

第一条  为规范我校档案工作,提高档案管理和服务水平,充分发挥档案的作用,有效地保护和利用档案,更好地为教学、科研、管理服务,根据《普通高等学校档案管理办法》、《河南省档案工作条例》,结合我校实际,制订本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校实行集中统一管理档案的制度,维护档案的完整与安全,便于开发利用。 

第二章   档案机构及其职责

第四条  学校综合档案室设在院长办公室,负责全校综合性档案工作,并对全校档案工作进行监督和指导。

第五条  学校档案工作由院长分管,并成立以院长为组长的档案工作领导小组和鉴定销毁工作领导小组,领导全校档案工作。

第六条 档案工作领导小组的主要职责: 

(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规,审查学校档案工作规划、计划、总结; 

(二)审定学校档案管理办法和档案工作规章制度; 

(三)研究决定档案工作的重大事宜; 

(四)检查、督促学校各部门档案工作“三纳入、四同步”执行情况;

(五)对各部门档案工作进行检查、考核与评估; 

(六)审查销毁档案内容;

(七)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房,发展档案事业所需设备及经费。

第七条  机关各党政内设机构、教学各院、系及职能部门、必须有一名负责人分管本部门的档案工作,切实加强对档案工作的领导和管理。逐步做到“三纳入”、“四同步”,即:纳入学校计划和规划、纳入学校管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。并配备一名兼职档案员,具体承办本部门档案的收集、整理、编目、归档移交工作。  

第八条  学校综合档案室是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心,其业务须接受省、市档案行政管理部门和省教育管理部门的指导、监督与检查。

第九条  综合档案室的主要职责

(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、政策,统一规划全校档案工作;

(二)负责对各部门形成的、具有保存价值的各种门类、各种载体的档案进行接收(征集)、整理、鉴定、编目、统计、集中统一管理;

(三)制订全校档案工作规章制度,开展档案宣传和信息开发编研工作;

(四)编制检索工具和参考材料,编研、出版档案史料,开发档案信息资源,并积极主动开展利用服务工作;

(五)负责对全校档案的分类、编号、鉴定工作,确定保管期限,对超过保管期限和失去保存价值的档案编造清册,经批准后销毁;

(六)负责对兼职档案员进行业务指导和培训工作;

(七)按照规定定期向上级业务管理部门移交档案;

(八)开展档案的开放工作,利用档案开展多种形式的宣

传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。

(九)完成学校领导交办的其它工作。

第十条  档案工作人员(包括专职档案工作人员以及各部门以做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》,实行专业技术职务聘任制。

第十一条  兼职档案员的职责:

(一)检查督促本部门及有关人员对文件材料的形成和积累;

(二)按照操作规范的要求,负责本部门各类档案材料的收集、整理、编目,定期向学校综合档案室移交;

(三)负责本部门年鉴的编报工作。

第三章  文件材料的归档与交接

第十二条  建立和完善文件材料归档制度,并纳入学校教学、科研和党政管理人员的职责范围内,做到每项教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十三条  各部门在教学、科研和党政管理活动中形成的文件材料属于归档范围的,应定期向学校综合档案室移交。任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。

第十四条  学校对科研成果、重大设备开箱、基建工程等进行鉴定、验收时,必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同综合档案室对应归档的文件材料加以审查,签署意见;没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果,不予办理决算付款手续。

第十五条  学校实行文件材料形成部门、课题组立件(卷)制度。文件材料的归档范围按《普通高等学校档案管理办法》执行。

第十六条  归档时间与要求:

(一)各党政内设机构和能按年度归档的部门,应在次年3月底前归档;

(二)各教学院、系和能按学年度归档的部门,应在次学年9月底前归档;

(三)科研、基建等部门,应在项目完成后两个月内归档;

(四)财会部门及各经济实体单位,在会计年度终结后,可暂由本部门保管1-2年,期满后的次年5月底前归档;

(五)有关大型会议文件材料,应在活动结束后的次月底前归档;

(六)仪器设备档案应在开箱验收时归档;

(七)重大事件的档案材料应随时归档。

第四章  分类与管理

第十七条 依据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,学校档案的收集范围是:党群(DQ)、行政(XZ)、教学(JX)、科研(KY)、产品生产和科技开发(CP)、基本建设(JJ)、仪器设备(SB)、出版(CB)、外事(WS)、财会(CK)类文件材料及反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体的材料。

不得归档的文件材料,禁止任何单位和个人擅自归档。

归档范围和保管期限参见归档范围和保管期限参表。

第十八条  学校严格实行由文件形成或文书处理部门及课题组立卷归档制度,各单位应做好平时预立卷和归档前的收集整理工作。

第十九条  建立健全档案管理制度,综合档案室应配备必需的仪器设备和档案装具,以保证档案工作的正常开展。对档案要定期进行检查,切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防火、防盗、防鼠、防霉变、防污染等工作,确保档案的安全。

第二十条  销毁档案必须按国家规定的程序和办法进行,禁

止任何人擅自销毁档案。

第二十一条  加强对保密档案的管理,保密档案密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的规定办理。

第二十二条 档案管理的现代化建设应纳入学校办公自动化系统,同步发展。

第一章 档案的开发与利用

第二十三条  综合档案室所保存的档案,主要供本校利用。如其他单位或个人需要查阅时,应持介绍信或者身份证等合法有效证件,经院长办公室主任或主管综合档案室的负责人同意后,方可查阅;如需利用的档案涉及重大问题或党和国家及学校机密,须经校领导批准。

第二十四条  综合档案室必须编制必要的检索工具,并积极开展档案的编研工作,为查阅利用档案提供便利。

第二十五条  综合档案室在提供利用服务时,应当用复制件或缩微品。出具加盖学校印章或综合档案室印章的档案证明具有与档案原件同等的效力。

第二十六条  综合档案室应加强对档案的研究、整理,有计划地编辑出版档案编研材料和参考资料。

第二章 奖励与处罚

第二十七条  学校综合档案室建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对下列优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予表彰、奖励:

(一)档案管理、保护、利用工作成绩显著的;

(二)在档案科学研究方面做出重要贡献的;

(三)同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的。

第二十八条  对于违反《中华人民共和国档案法》和学校档案管理办法的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》予以处罚。

第三章 附  则

第二十九条  学校各类档案的归档范围和保管期限由综合档案室负责制定并施行。

第三十条  凡此前学校印发的有关档案工作管理办法与本办法不一致的,以本办法为准。

第三十一条  本办法从公布之日起实行。

第三十二条  本办法由综合档案室负责解释。

                                                                                                                             (平学院行〔2009〕58号)

 

附件:平顶山学院档案归档范围及保管期限表

 




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