平顶山学院行政印章管理规定

第一章  总  则

第一条 为进一步规范学校行政印章管理，维护学校合法权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），结合学校实际，制定本规定。

第二条 本规定所指的行政印章包括：

（一）学校法定名称章：“平顶山学院”印章（以下简称“学校印章”）与“平顶山学院”钢印（以下简称“学校钢印”）；

（二）校长签名章；

（三）学校行政职能部门、二级学院、科研机构（处级）、直属、附属单位行政印章（以下简称“处级机构印章”）；

（四）学校各类业务专用章（以下简称“业务专用章”）；

（五）其它经学校许可使用的印章。

第三条 校长办公室是学校各类行政印章的综合管理部门，对各类行政印章统一审核、刻制、启用和废止。各单位行政负责人为本单位用印第一责任人，负责本单位印章的使用管理。

第二章  行政印章的刻制、启用与废止

第四条 行政印章的刻制程序

（一）校级印章的刻制。由校长办公室持上级主管部门批准成立的文件及学校证明信函，到公安部门指定的刻章单位刻制印章；

（二）处级机构印章的刻制。新成立或变更名称的处级机构，需持学校批准成立机构或变更机构名称的正式文件，到校长办公室开具刻章公函，由申请机构到公安部门指定的刻章单位刻制印章；

（三）业务专用章的刻制。由相关职能部门提出申请，经校长办公室主任审核、主管校长签批后，到校长办公室开具刻章公函，由申请单位到公安部门指定的刻章单位刻制印章；

（四）其他特殊情况需要刻制印章。由申请单位向主管校长提出书面申请，附学校批准成立该机构的文件，主管校长签批后，由申请单位到校长办公室开具刻章公函，到公安部门指定的刻章单位刻制印章；

（五）印章因磨损需重新刻制的，由申请单位持原章和单位主要负责人签字并加盖公章的刻制印章申请，经校长办公室主任审核后，由申请单位到校长办公室开具刻章公函，到公安部门指定的刻章单位刻制印章；

第五条 学校各类行政印章的刻制，须严格履行刻制程序，不得私自刻制；印章刻制的样式由校长办公室统一规范，其他单位或个人不能自行更改。

第六条 印章刻制完成后，须在校长办公室留存印模备案并发布印章启用文件后方能启用。印章因机构变动等原因终止使用的，原印章即行停用并交校长办公室（综合档案室）封存。

无备案的印章，学校不承认其合法有效性。

第三章  行政印章的使用范围

第七条 校级印章的使用范围：

（一）学校印章代表学校的法定名称，代表本校的权利、凭信和职责，用于以学校名义开展的事项；

（二）学校钢印主要用于学校颁发的各类证件、证书的照片压印，不能独立使用；

（三）校长签名章代表学校当任校长，以校长（法定代表人）身份签署文件或以校长个人名义发出信函时使用。

第八条 处级机构印章主要用于职责范围内处理公务、向学校领导呈交的请示报告、校内工作联系等，一般不对外使用；确因工作需要对外使用的，须经学校审批同意后方可对外使用。

第九条 由学校批准的学校业务专用章可对外开展相关业务，学校所属各单位业务专用章仅适用于学校内部开展相关业务。业务专用章的使用必须严格遵守相关使用管理细则，不得超出相关业务范围使用。

第四章  印章的使用和管理

第十条 学校行政印章的使用和管理必须坚持严格、安全的原则，各单位行政负责人对本单位公章或被授权管理的业务专用章负责。

第十一条 学校印章、学校钢印、校长签名章由校长办公室专人负责保管和使用；校级业务专用章由有关职能部门代管并指定专人负责保管和使用；处级机构印章由本单位指定专人负责保管和使用。

第十二条 学校印章的使用程序：

（一）学校行政印章实行“用印申请单”制度。“用印申请单”由校长办公室统一制作，申请用印单位必须如实填写，交校长办公室留存备查；

（二）以学校名义印发的各类行政公文或函件，按照我校公文处理办法履行相关手续后方可用印；

（三）教职工外出进修、出差等需要开具学校介绍信的，由职工所在单位开具介绍信后，到校长办公室换取学校介绍信；

（四）在职证明、收入证明、学籍证明等各类证明，由相关职能部门审核，主要负责人签字并加盖部门公章后，到校长办公室用印；

（五）学生证、工作证等各类证件用印，由职能部门填写“用印申请单”并附花名册，经主要负责人签字加盖公章后，派专人统一到校长办公室用印；

（六）毕业证、学位证、结业证、毕业证明、录取通知书、聘书等各类证书用印，由职能部门填写“用印申请单”并附花名册，经校长或主管校长签批后，派专人到校长办公室用印；

（七）对外各类合同（协议）、统计报表、委托书、刊登广告等用印时，由职能部门主要负责人签字加盖公章，经校长或主管校长签批后方可用印。对外签订合同（协议）按《平顶山学院合同管理暂行办法》（平学院行〔2016〕53号）、《平顶山学院合同管理暂行办法>补充规定》（平学院行〔2016〕74号）履行用印手续。

（八）科研报告、成果鉴定、基金申请、项目、专利、奖励申报、结题验收材料及项目投标相关材料等用印，由职能部门填写“用印申请单”，主要负责人签字加盖公章后方可用印；重大项目申报由校长或主管校长签字后方可用印；

（九）因公出国（境）、外籍教师聘任等相关材料用印，由国际交流处主要负责人签字后，派专人到校长办公室办理。因私出国（境）旅游、探亲等，由本单位同意，组织、人事、外事部门批准，主管校领导签字后，方能在相关材料上用印；

（十）学校颁发的各类荣誉证书用印，凭学校正式文件或校领导签批后，由相关部门派专人办理用印；

（十一）各类学生档案、资助项目等材料用印，由相关职能部门审核，主要负责人签字并加盖公章后（国家助学贷款合同经主管校长签批），派专人集中到校长办公室用印；

（十二）诉讼案件委托代理手续用印，经校长办公室（法制科）审核后方可用印；

（十三）社交媒体官方认证申请材料用印，由申请单位负责人签字加盖公章，经宣传部负责人签批备案后，方可用印；

（十四）其他特殊情况，由校领导或校长办公室主任签批后方可用印。

第十三条 学校印章使用须严格用印程序，实行用印登记制度。印章管理人员须严格把关，对用印负责。严禁在空白介绍信、单据或纸张上加盖印章。申请用印单位和个人对用印事项的真实性、合法性负责。 

第十四条 学校各单位因印章管理使用不当等原因造成损失的，应根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分；造成重大损失的，要追究当事人及单位负责人的经济和法律责任。

第五章  附  则

第十五条 学校各单位应参照本规定制定本单位印章使用管理细则。

第十六条 本规定自发布之日起施行，原《平顶山学院行政印章管理使用暂行办法》（平学院行〔2006〕45号）自行废止。

第十七条 本规定由校长办公室负责解释。

附件: 用印申请单  

附 件

用 印 申 请 单

                         (平学院行〔2016〕78号)