平顶山学院行政公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为加强行政公文管理，推进学校行政公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高行政公文质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》，结合我校实际，制定本办法。
第二条 学校行政公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和学校秘密的安全。
第四条 学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织
领导，强化干部公文素养和能力建设，并配备相对稳定的人员负责公文处理工作，部门负责人要对拟发公文严格把关，对公文的内容、格式等认真审核，切实提升公文质量。
第五条 校长办公室是学校行政公文处理的管理机构，主管和指导全校行政公文处理工作。学校行政公文由校长办公室统一收发、登记、审批、传递、催办、归档和销毁。
第二章 公文种类
第六条 根据发文单位与收文单位的行文关系，公文一般分为上行文、下行文、平行文3种。
上行文指向上级领导单位报送的公文；平行文指同级或不相隶属的单位之间的行文；下行文指上级单位对所属下级单位的行文。
第七条 我校常用的行政公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销校属各单位不适当的决定事项。
（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知。适用于发布、传达要求校属各单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复校属各单位请示事项。
（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般使用2号小标宋体字，回行时要做到词意完整，排列应当使用梯形或者菱形。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字。结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字标明“附件：”和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 发文办理
第十二条 发文办理包括公文的草拟、审核、签发等过程。
第十三条 草拟公文应做到：
（一）符合党的理论、路线、方针、政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）一文一事，文题相符，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（七）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。并认真审核稿件，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。
第十四条 公文起草完毕，由发文部门负责人、分管校领导签字后送至校长办公室行文；公文内容涉及其他部门职权范围的，以主办部门为主撰文，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后会签，并报请分管校领导签字后送至校长办公室行文。
第十五条 公文签发前，由校长办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。审稿人应对公文严格把关，并进行必要的修改。凡不符合行文要求或在文字上需做较大改动的，应退回拟稿单位进行修改或重新拟稿，拟稿单位修改后报分管校领导复审签字。
第十六条 公文须经校领导签发。重要公文和上行文由校长签发；校内印发的公文可由分管校领导签发，涉及到不同校领导分管范围内的事项需要有关校领导会签。
第十七条 领导签发后的文件，原则上不得再进行改动，若确需改动须经原签发领导同意。
第五章 收文办理
第十八条 收文办理指对收到公文的办理过程。
第十九条 收文办理包括：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。校外来文应由校长办公室统一填写《平顶山学院收文登记表》，将公文标题、密级、收文字号、发文单位、收文日期及办理情况逐项填写清楚。对上级机关重要的电话指示、通知、答复，应记录来电机关、人员姓名、时间、内容，用公文纸誊抄清楚，签署接电话人姓名，视同校外来文登记处理。
（三）批办。由校长办公室主任批转，报送相关校领导批示，根据校领导批示交由有关部门办理。需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。
（四）承办。根据校领导批示和工作需要将公文及时送承办单位办理。承办单位对交办的公文应及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，严禁积压延误、错办漏办。
（五）催办。校长办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（六）办结。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。办理完毕，承办单位应在收文处理笺的办理情况中写明办理情况与结果，签署姓名与日期，并将来文及有关资料返还校长办公室。
第六章 公文管理
第二十条 学校行政公文由校长办公室相关工作人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第二十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。
第二十二条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
第二十三条 公文的撤销和废止，应根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十四条 工作人员调离岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七章 附 则
第二十五条 本办法由校长办公室负责解释。
第二十六条 本办法自颁布之日起施行，原《平顶山学院行政公文处理规定》（平学院行〔2006〕46号）自行废止。 （平学院行〔2016〕79号） |
